O comprador e os KPIs que importam em compras
Quais indicadores medem o sucesso?
Introdução: Por que os KPIs são vitais na área de compras?
Em um cenário corporativo cada vez mais orientado por dados, a área de compras não pode mais operar com base apenas em feeling ou experiência empírica. Hoje, os KPIs (Key Performance Indicators) representam a bússola estratégica de qualquer comprador que deseja provar seu valor e conduzir resultados mensuráveis.
Conforme o ambiente de negócios se torna mais competitivo, é essencial entender quais são os indicadores que realmente importam. Não basta monitorar métricas genéricas. É preciso selecionar indicadores que estejam conectados diretamente à eficiência operacional, economia de custos e parcerias estratégicas.
Mudança de paradigma: o novo papel do comprador
Antigamente, o comprador era visto como alguém focado apenas em conseguir o menor preço. Porém, essa visão se tornou obsoleta. Hoje, espera-se que o profissional de compras seja um gestor de valor, alguém que alia visão estratégica, habilidade analítica e conhecimento profundo de mercado.
Além disso, o comprador moderno é cobrado não apenas por negociar bem, mas por garantir entregas dentro do prazo, compliance com políticas internas, e mitigação de riscos da cadeia de suprimentos. Por isso, os KPIs assumem um papel fundamental: eles ajudam a transformar expectativas em dados concretos de desempenho.
KPIs em compras: o que são e por que usá-los?
Inicialmente, é importante compreender o que são KPIs na prática. Eles são indicadores de desempenho que traduzem o desempenho da área de compras em números. Ou seja, ajudam a responder perguntas como: estamos comprando bem? A negociação trouxe ganhos reais? O fornecedor está cumprindo sua parte?
Contudo, utilizar KPIs apenas para acompanhar números não é suficiente. É necessário que eles estejam alinhados ao planejamento estratégico da empresa, para que o comprador se torne um agente ativo na geração de valor do negócio.
Redução de custos: ainda é o principal KPI?
Certamente, a redução de custos continua sendo um dos principais indicadores de desempenho na área de compras. Afinal, empresas estão sempre buscando formas de operar com margens melhores. Entretanto, esse KPI não pode ser visto isoladamente.
Às vezes, uma escolha de menor custo pode comprometer qualidade, gerar retrabalho ou prejudicar a reputação da empresa. Portanto, é preciso combinar o KPI de economia com outros indicadores como nível de serviço, qualidade dos materiais entregues e tempo de ciclo de compras.
CONTINUA….
Curso compradores Estratégias de negociação e “posicionamento”
Eficiência no tempo de ciclo de compras
Outro KPI que vem ganhando destaque é o tempo de ciclo de compras. Trata-se do período entre a solicitação de compra e a entrega final do produto ou serviço. Esse indicador mostra se o processo está fluindo com agilidade ou se há gargalos que precisam ser resolvidos.
Além disso, ele revela o nível de maturidade dos processos internos da área. Quando há muitos atrasos, isso impacta diretamente outras áreas da empresa, como produção e logística. Portanto, é vital acompanhar esse indicador com regularidade.
Nível de atendimento dos fornecedores
Em paralelo, é importante destacar o OTIF (On Time In Full), que mede o quanto o fornecedor entrega os pedidos no prazo e conforme o especificado. Um alto índice de OTIF indica uma cadeia de suprimentos confiável, o que reduz riscos e evita retrabalho.
Para tanto, é necessário manter um sistema robusto de avaliação de desempenho dos fornecedores, com critérios claros e comunicação contínua. Dessa forma, é possível manter um portfólio de fornecedores qualificados e prontos para atender demandas de forma previsível.
Qualidade dos materiais entregues
Por outro lado, o índice de não conformidade também é essencial. Ele mede a qualidade do que foi entregue em comparação com o que foi pedido. Quando há muitas entregas com defeito, o custo de retrabalho e devoluções aumenta.
Isso impacta diretamente o desempenho da área de compras. Afinal, não basta fechar um bom preço — é preciso garantir que o que foi comprado esteja de acordo com os padrões exigidos pela empresa. A baixa qualidade, ainda que com economia inicial, pode gerar grandes prejuízos no longo prazo.
Saving total vs. saving evitado
Em algumas situações, vale distinguir entre saving total (economia obtida na negociação) e saving evitado (valores que não aumentaram por esforço da equipe de compras). Ambos são relevantes e devem ser reportados com clareza, pois refletem estratégias diferentes de controle de custos.
Mesmo que o preço não tenha diminuído, evitar aumentos é uma forma legítima de demonstrar competência na negociação. Logo, esse tipo de KPI mostra um desempenho mais completo do comprador, levando em conta fatores externos, como inflação e escassez de insumos.
Satisfação do requisitante
Frequentemente ignorado, o nível de satisfação dos clientes internos também deve ser considerado. A área de compras serve como elo entre diferentes departamentos e fornecedores. Se os requisitantes não estão satisfeitos, é sinal de que a comunicação e os prazos precisam ser revistos.
Esse KPI pode ser medido por meio de pesquisas periódicas e feedbacks estruturados. A ideia é entender se a área de compras está sendo um facilitador ou um obstáculo para os processos internos.
Conformidade e governança
Embora não seja um KPI de performance direta, o nível de compliance com políticas internas também deve ser monitorado. Isso inclui adesão a contratos homologados, compras via sistema oficial, e obediência aos limites de alçada.
Quando há baixa conformidade, surgem riscos de auditoria, fraudes e prejuízos contratuais. Desse modo, a gestão de compras precisa ser não apenas eficiente, mas também alinhada à governança corporativa.
Indicadores personalizados por categoria
Naturalmente, nem todos os KPIs se aplicam da mesma forma para todas as categorias de compras. Para materiais diretos, por exemplo, a preocupação maior pode estar na qualidade e entrega. Já para compras indiretas, tempo de ciclo e economia podem pesar mais.
Sendo assim, é recomendável criar dashboards personalizados por tipo de insumo ou serviço, permitindo uma análise mais segmentada e inteligente da performance da equipe.
Como escolher os KPIs certos?
Para escolher os indicadores corretos, o primeiro passo é entender o que a empresa espera da área de compras. Em seguida, é fundamental alinhar os KPIs com os objetivos estratégicos do negócio. KPIs que não têm conexão com metas maiores acabam sendo apenas números soltos.
Além disso, os indicadores devem ser mensuráveis, fáceis de monitorar e com periodicidade definida. É inútil ter métricas sofisticadas que ninguém entende ou que exigem muito esforço para serem acompanhadas.
Como comunicar os KPIs corretamente
De pouco adianta ter dados poderosos se eles não são bem comunicados. Por isso, o comprador precisa desenvolver habilidades de apresentação de resultados. Um bom relatório de KPIs deve conter:
-
Gráficos simples e objetivos
-
Comparativos com metas anteriores
-
Interpretações claras
-
Ações propostas para melhoria
Executivos não querem apenas saber o que aconteceu, mas sim o que será feito diante dos dados apresentados.
Conclusão: mais do que números, decisões estratégicas
Por fim, os KPIs não devem ser vistos como meras exigências de controle, mas como instrumentos que permitem ao comprador assumir um papel mais estratégico dentro da organização. Quando usados com inteligência, os indicadores ajudam a melhorar processos, reduzir riscos e aumentar a percepção de valor da área de compras.
Em resumo, dominar os KPIs certos transforma o comprador de um operador tático para um parceiro estratégico do negócio.
Leituras complementares
💬 Agora me conta:
Comente aqui embaixo: quais são os maiores desafios de eficiência na sua rotina de compras?